Responsable del tratamiento
El COL·LEGI DE VETERINARIS DE GIRONA (en adelante, COVGi), como Corporación de derecho público que viene obligada a disponer de un sistema interno de información de acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la "Ley de Protección de Informantes").
Delegado de Protección de Datos
Puede contactar con él a través de la dirección electrónica raquel.tauste@conversia.es
Datos objeto de tratamiento y procedencia
Cualquier dato derivado del uso y el funcionamiento del sistema interno de información. Consistirán, entre otros, en información (sea cual sea su naturaleza) sobre los hechos de que se informa, así como, en caso de que se proporcionen, datos identificativos, de contacto (nombre y apellidos, dirección electrónica, teléfono), económicos, profesionales y laborales del informante y las personas sobre las que se informa. Excepcionalmente, y sólo si es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales del COVGi derivadas de la Ley de Protección de Informantes, se tratarán datos de categorías especiales (por ejemplo, datos relativos a infracciones penales o administrativas, datos de salud, datos sobre la orientación o vida sexual u origen étnico o racial).
Los datos serán los aportados directamente por los interesados o, en su caso, por los informantes, o por trabajadores y terceros a los que se solicite información en el transcurso de la investigación (si ésta se produce) y estarán en todo caso relacionados con los hechos investigados, si así es necesario para tramitar la denuncia.
Finalidades y bases legitimadoras del tratamiento
Finalidades:
(i) Procesar la comunicación y decidir sobre su admisión o inadmisión.
(ii) En caso de admisión, llevar a cabo la investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras y disciplinarias que puedan corresponder.
[iii] Así como cualquier gestión que se pueda derivar de la solicitud recibida.
Los tratamientos de datos se realizarán en base al cumplimiento de las obligaciones legales de COVGi de conformidad con la Ley de Protección de Informantes. Sólo cuando sea estrictamente necesario para estas finalidades, se pueden tratar categorías especiales de datos por razones de un interés público esencial, de acuerdo con el artículo 9.2.g) del Reglamento general de protección de datos.
Conservación de los datos personales
Los datos personales sólo serán tratados dentro del canal de recepción de comunicaciones por el tiempo necesario para tomar una decisión sobre su admisión y no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para el buen funcionamiento del sistema o para tomar una decisión respecto a la admisión a trámite de una comunicación.
Una vez adoptada la decisión sobre su admisión o inadmisión, los datos personales serán eliminados del canal de recepción de comunicaciones y, en todo caso, si no se hubiera tomado una decisión al respecto, transcurridos tres meses desde el registro. No obstante, se puede conservar información limitada durante más tiempo con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, los datos personales serán tratados por el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y cumplir obligaciones legales. Una vez concluida la investigación, los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para adoptar y ejecutar las medidas que correspondan y, después, por el plazo máximo de prescripción de cualesquiera acciones legales o contractuales. En ningún caso se conservarán los datos por un periodo superior a diez años.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de la misma no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de esta circunstancia, salvo que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial correspondiente.
Documentación de comunicaciones orales
Todas las comunicaciones orales (incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz) deberán quedar documentadas, previo consentimiento del informante, a través de una grabación en un formato duradero, seguro y accesible, o de una transcripción completa y exacta, en cuyo caso se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. A estos efectos, se entiende que, al formular la comunicación verbalmente, el informante acepta y es consciente de que ésta será documentada por alguna de las vías anteriores.
Destinatarios de los datos y transferencias internacionales
Los datos serán tratados por la persona responsable del sistema interno de información del COVGi, así como por aquellas personas del COVGi que lo necesiten en el ámbito de sus competencias y funciones (por ejemplo, el equipo responsable de la investigación, si la comunicación es admitida a trámite), siempre de acuerdo con la Ley de Protección de Informantes.
Los datos sólo serán comunicados a terceros cuando sea apropiado para llevar a cabo la investigación (por ejemplo, proveedores de servicio en su condición de encargados del tratamiento, o asesores externos) o para la posterior adopción de las medidas correctivas correspondientes (por ejemplo, el responsable de recursos humanos cuando proceda adoptar medidas disciplinarias contra un trabajador, o el responsable de servicios jurídicos si procede adoptar medidas legales en relación con los hechos relatados).
La identidad del informante, así como otros datos relevantes, puede ser comunicada a la autoridad judicial, al ministerio fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora con las salvaguardas apropiadas. En particular, esta circunstancia se trasladará al informante antes de revelar a su identidad, salvo que esta información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
Si los hechos informados o posteriormente investigados tuvieran circunstancias que hicieran necesaria la transferencia internacional de datos personales, se adoptarán las medidas adecuadas de acuerdo con la normativa aplicable. Asimismo, en caso de que el tratamiento de datos por alguno de los prestadores de servicios que asistan en la gestión del sistema interno de información o de la investigación implicara transferencias internacionales, éstas se realizarán en todo caso de conformidad con la normativa aplicable. Puede solicitarse información sobre las garantías adoptadas por COVGi contactando con el Delegado de Protección de Datos.
Derechos del interesado
Son sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación al tratamiento, portabilidad o cualesquiera otros derechos de protección de datos reconocidos por la normativa, en los términos previstos en la legislación aplicable. No obstante, cuando la persona a quien se le atribuyan los hechos o cualquier tercero ejerza su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del informante.
El interesado, como titular de los datos personales, puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición al tratamiento, contactando con el director de cumplimiento o con el delegado de protección de datos.
También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), con domicilio en C/ Jorge Juan, nº 6, 28001-Madrid, o a la Autoridad Catalana de Protección de Datos (ACPD), con domicilio en C/ Rosselló, 214, Esc. A, 1-1, 08008-Barcelona), si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.
“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:
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Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto, las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.
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Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
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No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.
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Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
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Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es), si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.
Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:
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Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
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El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.
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Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.
Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.
Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.
Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.
